17 Mayo, 2022

El control de combustible en una empresa

Si tu empresa cuenta con una flota de vehículos para poder desarrollar su actividad empresarial, ya serás consciente de que el mantenimiento de esta flota trae consigo una serie de gastos que desgraciadamente, no parece acabar nunca. Independientemente de que tu empresa se dedique exclusivamente al transporte de pasajeros o mercancías o de que cuente con la flota para cubrir otras necesidades, la estructura de gastos será similar. Y como habrás podido comprobar tú mismo, el combustible que consume el coche es uno de los gastos más elevados. Es por ello que consideramos de vital importancia saber llevar una correcta gestión del uso de combustible en la empresa. En la siguiente guía trataremos de resolver tus dudas acerca del control de combustible. ¿Qué es este control de combustible? ¿Cómo se realiza dicho control? ¿Cómo saber si me están robando gasolina y cómo evitarlo? 

¿Qué es el control de combustible?

Los gastos que genera una flota de vehículos se pueden clasificar en gastos directos e indirectos. El consumo de gasolina, al encontrarse asociado directamente con los kilómetros recorridos por el vehículo, se considera un gasto directo. Y además de tratarse de un gasto directo, también es un gasto muy elevado, especialmente con la tendencia alcista del precio de los carburantes, que se ha intensificado en este 2022. 

La gestión de flotas de vehículos busca optimizar el gasto de combustible, reduciéndolo en la medida de lo posible. Para ello, se trata de aplicar un control de combustible efectivo y que tenga en cuenta todos los factores que puedan afectar a su uso: el tipo de combustible, la antigüedad del vehículo, los hábitos de conducción, las condiciones de la carretera, etc. 

El control de combustible se define, por tanto, como el sistema de control, supervisión y seguimiento del consumo de carburante realizado por todos los vehículos de una flota de transporte. Entre sus objetivos destaca lograr un uso más eficiente de la gasolina, con su consiguiente implicación positiva en los gastos de la empresa, en la eficiencia energética y en el medio ambiente. 

¿Cómo controlar la carga de combustible en una empresa?

Las empresas que desean empezar a implementar un seguimiento más activo y preciso del combustible empleado por sus vehículos pueden optar por distintas opciones. Aunque es un proceso que puede ser gestionado perfectamente en el interior de la propia empresa, también existe la posibilidad de externalizar este servicio mediante la contratación de un gestor. Independientemente de la opción que se elija, será necesario llevar un registro preciso y detallado de todos los datos relativos al uso del carburante de cada vehículo, como los litros repostados y los kilómetros recorridos, tanto a corto como a largo plazo. 

¿Cómo controlar el uso de combustible?

Si bien el consumo de combustible depende de muchos elementos, los conductores son el principal condicionante de este consumo. Para garantizar un consumo eficiente por parte de los conductores, el control de combustible podría incluir los siguientes aspectos:

  • directrices para lograr una conducción eficiente,
  • limitadores de velocidad,
  • sistemas que permitan apagar automáticamente el motor del coche cuando permanezca parado durante un período largo,
  • una serie de cuidados y mantenimiento constante
  • y la correcta planificación de rutas. 

¿Cómo evitar el robo de combustible en una empresa?

El robo de combustible es una práctica que se produce dentro de las propias empresas con más frecuencia de la que nos podríamos imaginar. Al ser un elemento de costo tan elevado, el robo de carburante deriva en un aumento considerable de la estructura de gastos, perjudicando gravemente su rentabilidad. Es por ello que resulta necesario buscar soluciones para evitar que se produzcan este tipo de situaciones, siendo las más comunes aquellas que se encuentran dirigidas a prevenir el robo. 

Entre las principales medidas preventivas que se pueden aplicar para evitar este hurto de combustible se encuentran: 

  • Monitorizar y controlar todos los movimientos a tiempo real, mediante el empleo de dispositivos tecnológicos.
  • Disponer de información detallada sobre el rendimiento de todos los vehículos, lo que permitirá calcular el consumo de combustible.
  • Planificar rutas óptimas, evitando atascos, rutas poco transitadas, etc. 
  • Establecer estacionamientos autorizados, impidiendo que se estacione en lugares donde se puede llevar a cabo el robo de carburante.
  • Establecer estaciones de repostaje oficiales, lo que reducirá las posibilidades de contar con un cómplice en la propia gasolinera. 

¿Cómo saber si me están robando diésel?

Existen una serie de indicadores que pueden chivarnos de que se está produciendo un robo de combustible dentro de las filas de nuestra organización. Para poder detectar estos patrones, será necesario contar con un seguimiento contínuo de la flota de vehículos y estar atentos a los siguientes comportamientos:

  • Se producen alteraciones en las rutas establecidas: los conductores pueden tratar de usar atajos o desviaciones para explicar el “uso excesivo de combustible”. 
  • Visitas frecuentes a las mismas estaciones de servicio: es posible que un conductor tenga un pacto con trabajadores de determinadas estaciones de servicio, que le ayudarán a perpetrar este robo. 
  • Falsificación de facturas: para tapar que se está repostando con un tipo de carburante más barato, muchos conductores optan por alterar las facturas del repostaje. 
  • Falsificación de las horas conducidas: es posible que se modifiquen las horas de conducción para justificar un mayor consumo o repostaje de combustible.
  • Desajustes en los datos recogidos por el GPS: para evitar que el escrutinio constante, en muchos casos se emplean inhibidores de señal para que el GPS no almacene el verdadero recorrido. 

¿Qué sistema de control de combustible es más efectivo?

Puedes encontrar muchos métodos de control de combustible, pero no todos ellos serán igual de efectivos ni manejables. A continuación se explicarán los principales sistemas de control: 

  • Control de combustible en Excel: es la técnica más usada y al mismo tiempo, la menos precisa. Consiste en una plantilla que se rellena de forma manual con datos acerca del consumo de combustible y los kilómetros recorridos. 
  • Chip para control de combustible: permite identificar el vehículo en el momento de repostaje. Se centraliza el pago, ya que la facturación iría directamente dirigida a la empresa. 
  • Sensores: existen distintos tipos de sensores que pueden ser instalados en el propio tanque de combustible y que se encargarán de medir el nivel o volumen de combustible. Pueden ser sensores resistivos, acústicos o de ultrasonido, magnetoestrictivos o de alta precisión.
  • Can-Bus: se integra al GPS del vehículo, de modo que puede estimar el consumo de combustible que se realizará en cada trayecto.
  • Softwares de control de combustible: con los avances tecnológicos, este sistema ha ido ganando importancia. Cada vez son más las empresas que desarrollan softwares que se encargan de gestionar todo el control de combustible, permitiendo transmitir información a tiempo real, monitorizar todo el proceso, realizar informes, etc. 

Prueba nuestro gestor de flotas

Es posible que toda esta información te haya saturado. Y es normal, no te preocupes. Existen muchos sistemas de control de combustible, demasiadas variables a tener en cuenta, y bastantes riesgos asociados. Si eres nuevo en este mundo, o si quieres simplificar todo este proceso para ti, buscando una gestión eficiente sin abandonar tu zona de confort y sabiendo que puedes confiar en el proceso, te invitamos a probar el servicio de gestión de flotas que hemos desarrollado en Idoneo.