¿Qué es la gestión de flotas y cómo funciona?

¿Qué es la gestión de flotas de vehículos?

La gestión de flotas de transporte no es otra cosa que el proceso de seguimiento de recursos mediante el cuál una empresa localiza, gestiona y controla todos los vehículos de los que dispone. Este seguimiento se asienta en tres pilares: el rastreo de la ubicación de cada automóvil, el control del comportamiento de estos vehículos y finalmente, la supervisión del estado de cada uno de ellos. 

Objetivos de la gestión de flota

Todo este proceso se realiza con la finalidad de maximizar tanto la eficiencia como la productividad de los vehículos de transporte de la compañía. Como factor adicional, se mejoran las condiciones de seguridad de los automóviles y de los propios conductores, reduciendo los posibles riesgos. 

¿Y cómo se logran estos objetivos de eficiencia y seguridad? Los gestores de flota tratan de alcanzar estas metas mediante la acción conjunta de un estricto seguimiento de la localización y las condiciones de los vehículos, la monitorización y supervisión del comportamiento de los conductores, el análisis de datos como el consumo de combustible realizado y un mantenimiento preventivo y contínuo de los vehículos. 

¿Cómo funciona la gestión de flotas?

Es evidente que la correcta gestión de la flota de transportes consta de demasiadas tareas y por ello, no resultaría viable que se encargara de todas ellas manualmente una única persona o un equipo de personas. En esta situación, lo más normal sería que se desbordaran de trabajo y por ende, no se pudieran realizar todas las tareas que han de ser cubiertas. Y como resultado, el objetivo de maximización de la eficiencia quedaría lejos de ser cumplido. 

La solución para este problema es el empleo de un software de gestión de flotas. Esta herramienta presenta la capacidad de administrar todos los elementos y, gracias a su sistema GPS, es capaz de mantener un seguimiento activo de los vehículos. Este sistema GPS emplea instrumentos como el GPRS, satélite, radio o incluso una mezcla de los tres. 

Dentro de las funcionalidades más importantes de todo software de gestión de flotas, nosotros vamos a destacar las siguientes:

• Seguimiento de vehículos: gracias al sistema de rastreo, es posible conocer la ubicación exacta de cada vehículo en todo momento. 
• Notificaciones del estado del vehículo: se recoge información actualizada del vehículo, tanto de su situación como de paradas no realizadas o prolongadas, si se supera el límite de velocidad, etc.
• Comunicación con el conductor: permite envío de instrucciones y cambios en la ruta. Además, el conductor puede responder.
• Evaluar los comportamientos de conducción: el análisis de aspectos como el consumo de combustible, la velocidad y el uso del motor puede ayudar en la detección de áreas problemáticas. 
• Estadísticas de los conductores: mediante la monitorización de la actividad de los conductores, se recogen estadísticas que serán empleadas para administrar los horarios y garantizar la seguridad de los empleados. 
• Planificación de rutas: al igual que otras herramientas de navegación, la obtención de información a tiempo real agiliza la planificación de la ruta. Se evitan atascos y se disminuyen los retrasos. 
• Control de mercancías: se pueden controlar las condiciones en las que son transportadas las mercancías, como puede ser en el caso de la temperatura de almacenamiento. 

Beneficios de la gestión de flotas

La adecuada gestión de la flota de toda empresa trae consigo una serie de beneficios en diversos ámbitos.

• Se crea un entorno de trabajo más seguro para los empleados. 
• Permite una gestión de costes más eficiente, reduciendo el consumo de combustible y los costes de mantenimiento.
• Se optimizan las rutas y ante cambios repentinos, estas rutas pueden ser actualizadas.
• Mejora la comunicación entre los conductores y la empresa, pudiendo ser además instantánea.
• La empresa recibe información actualizada a tiempo real. Esta información puede ser compartida con los clientes, lo que mejora las condiciones del servicio. 
• El mantenimiento preventivo mejora el rendimiento de los vehículos y aumenta su vida útil.

Todas estas mejoras y ventajas tienen como consecuencias directas el aumento de la satisfacción del cliente y la mejora de la imagen de la empresa, puesto que el servicio que ofrece la compañía mejora en términos de calidad. 

Plantillas Excel para la gestión de una flota de vehículos

La gestión de una flota de vehículos puede ser un proceso muy complejo, sobre todo si no tienes ninguna herramienta que te ayude. Tienes que tener muchos datos en cuenta para saber si te sale rentable usar esos coches, cómo de rentables te están siendo, o si hay vehículos a los que no le estás sacando partido.

Por eso exsiten una serie de plantillas de Excel para gestionar una flota de vehículos, que te harán la vida más sencilla. En ellas solo tendrás que apuntar una serie de datos que te marca la propia plantilla de Excel, y solo tendrás que ir actualizándola. De esta forma estarás al tanto de todo lo que necesitas saber sobre la flota de vehículos.

Concretamente hay dos tipos de plantillas Excel: Una para los gastos de vehículos, y otra para el mantenimiento de vehículos.